GUÍA DE USUARIO SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN HISTÓRICA DE CALIFICACIONES


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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: SA-P60-G06 1 Abril de 2013 GUÍA DE USUARIO SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN HISTÓRICA DE CALIFICACIONES

2 La Certificación Histórica de Calificaciones, que contiene todo el historial académico de un estudiante en la Universidad, incluye: Las asignaturas cursadas, validadas, reconocidas y homologadas. Las respectivas calificaciones finales. El número de créditos de las asignaturas. El promedio ponderado de periodo y el promedio ponderado acumulado de cada periodo cursado. Las certificación se elabora con firma digital avalada por CERTICAMARA.

3 Para realizar la solicitud de certificación histórica de calificaciones debe tener en cuenta lo siguiente: La solicitud de la certificación de calificaciones a través del Sistema de Información Universitario (SIU) sólo aplica para estudiantes que están siendo administrados bajo dicho sistema. Los estudiantes antiguos, administrados bajo el Registro Académico Integrado (RAI), deberán continuar haciendo la solicitud a través de la ventanilla de la Oficina de Admisiones y Registro Académico. INICIEMOS

4 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre cómo solicitar certificados. INICIO FIN

5 Ingrese al enlace Servicios en línea en la página de la Universidad A continuación Ingrese al enlace Sistema de Información Universitaria (SIU).

6 Digite ID Usuario y Contraseña (Utilice su cuenta de correo de la Javeriana y su contraseña para realizar la conexión).

7 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre cómo solicitar certificados. INICIO FIN

8 Ingrese a la siguiente ruta: INGRESO A SAE Solicitud de Certificaciones Certificado de Calificaciones, se desplegara una pantalla con la siguiente información.

9 Podrá visualizar las asignaturas que hacen parte del historial del grado académico seleccionado, haciendo clic en el enlace Ver Notas

10 En la página desplegada podrá visualizar en cada periodo cursado, promedio de período y promedio acumulado, las asignaturas, calificaciones, número de créditos y el tipo de convalidación en caso de que sea una asignatura Homologada, Reconocida o Validada. Una vez verificada la información hacer clic en el botón Volver.

11 En caso de que existan una o más asignaturas sin calificación registrada se desplegara el siguiente mensaje: Se debe tener en cuenta que si el Nota estudiante se encuentra activo y con asignaturas en curso para la fecha de solicitud, las mismas cuentan como asignaturas sin calificación registrada. En caso de no encontrarse activo y que se genere dicho mensaje, por favor reportar la inconsistencia. Usted puede reportar inconsistencias cuando considere que la información visualizada debe ser ajustada o contiene un error. Las inconsistencias sólo pueden ser registradas antes de la solicitud de la certificación, se procederá a realizar los ajustes cuando se haya efectuado el pago de la solicitud de certificación y la misma será generada hasta que la inconsistencia registrada sea solucionada y aprobada por el solicitante. Para ver la información sobre el reporte de inconsistencias y aprobación del trámite de inconsistencias seleccione las opciones a continuación:

12 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre cómo solicitar certificados. INICIO FIN

13 Para proceder con la solicitud del certificado seleccione el botón Solicitar. En la página desplegada podrá realizar la solicitud, teniendo en cuenta las siguientes opciones de generación en Tipo de certificación. CERTIFICACIÓN DIGITAL CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO

14 CERTIFICACIÓN DIGITAL Una vez sea aprobado el pago, el sistema generara una certificación firmada digitalmente y le será enviada a la dirección de correo electrónico registrada o podrá descargarla directamente en su autoservicio. Podrá guardarla en medios magnéticos y utilizarla cuantas veces lo requiera. CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación impresa y podrá reclamarla en la Oficina de Admisiones y Registro Académico. CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación, y la Oficina de Admisiones y Registro Académico realizara el envió de la certificación a la dirección especificada en la solicitud y le será enviada, a la dirección de correo electrónico registrada la información de la empresa de envío y el número de guía para que pueda hacer seguimiento del envió. VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD Nota Si desea solicitar varias certificaciones, lo puede hacer en una misma solicitud. Cuando se desee enviar certificaciones a direcciones de envió diferentes, se debe registrar una opción por cada una de las direcciones de envío. Previamente consulte la información de cada tipo de certificación que desea generar y posteriormente la información de múltiples opciones de generación VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN

15 CERTIFICACIÓN DIGITAL VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN Seleccione Tipo de certificado: Digital. Seleccione el botón Generar Solicitud. El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago

16 CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA Seleccione Tipo de certificado: Impreso. Seleccione el Tipo de entrega: Ventanilla. Digite el número de copias. En caso de autorizar a un tercero para reclamar la certificación, por favor digite los siguientes datos: Tipo de Documento, Documento, Nombre del tercero (El tercero debe acercarse a la ventanilla con Documento de Identidad y una copia del mismo). Seleccione el botón Generar Solicitud.

17 CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago

18 CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO Seleccione Tipo de certificado: Impreso. Seleccione el Tipo de entrega: Envío. Digite el número de copias. Digite Datos de Envió. Debe ingresar los siguientes datos: Id Región: Seleccionar la región de envío (Utilice la lupa). Destinatario: nombre de la persona o entidad a la que debe realizarse el envió. País: Seleccionar el país de envío (Utilice la lupa). Estado: Digite el Estado/Departamento de envió. Ciudad: Digite la ciudad de envío. Dirección: Digite la dirección de envío. Teléfono: Digite un teléfono asociado a la dirección de envío. Clic en el botón Generar Solicitud.

19 CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago

20 SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN Seleccionar el botón Solicitar.

21 SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN En la página desplegada realizar la solicitud de la primera opción de generación, teniendo en cuenta las opciones de generación. En este caso de ejemplo se selecciona como primera opción una certificación digital Hacer clic en el botón, para añadir una nueva opción de generación.

22 SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN Se despliega una nueva opción de generación y se debe registrar la información de acuerdo a lo que se desee solicitar Para el ejemplo se selecciona como segunda opción una certificación impresa con envío nacional a la ciudad de Cajicá. Puede ver que automáticamente se actualizan los campos de Valor Certificados y Valor de Envío con los datos de los dos certificados que se han elegido y el valor del envió a destino nacional.

23 SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN Hacer clic en el botón, para añadir una nueva opción de generación. Para el ejemplo se selecciona como tercera opción una certificación impresa con envío nacional a la ciudad de Santiago de Cali. Puede ver que automáticamente se actualizan los campos de Valor Certificados y Valor de Envío con los datos de los tres certificados que se han elegido y el valor del envió a destino nacional. Nota Puede hacer clic en el botón, en caso de que desee eliminar una de las opciones registradas.

24 SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN Puede hacer clic en el botón Ver Todo y el sistema desplegara las opciones que haya elegido en una misma página. En el caso de ejemplo se visualizan las 3 opciones elegidas Finalmente seleccione el botón Generar Solicitud.

25 SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí. La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago

26 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre cómo solicitar certificados. INICIO FIN

27 Una vez generada la solicitud debe proceder con el pago de la misma. Seleccione la opción Pago.

28 A continuación se desplegara una página en la que podrá hacer una búsqueda de las facturas generadas a su nombre. La búsqueda puede ser realizada por documento de identificación o por Id de Estudiante, una vez haya ingresado los datos de la búsqueda debe seleccionar la opción Buscar.

29 Se visualizaran las facturas a su nombre y usted puede escoger el medio de pago a utilizar: Impresión de factura para Pago en bancos o Pago en línea. IMPRESIÓN DE FACUTURA PARA PAGO EN BANCO PAGO EN LINEA VER INFORMACIÓN DE PAGO VER INFORMACIÓN DE PAGO

30 IMPRESIÓN DE FACTURA PARA PAGO EN BANCO Seleccione la opción Orden de Pago Financiera y a continuación se generará un PDF con el prerecibo, el cual podrá imprimir y pagar en uno de los bancos indicados.

31 PAGO EN LÍNEA Seleccione el botón Pago en Línea y a continuación se visualiza la página de Pagos Online de la Universidad en la cual podrá efectuar el pago correspondiente.

32 PAGO EN LÍNEA Verifique el monto a cancelar y seleccione la opción Pagar. Nota Recuerde que únicamente el sistema envía la solicitud de generación de la(s) certificación(es) a la Oficina de Admisiones y Registro Académico, una vez el pago sea registrado.

33 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre cómo solicitar certificados. INICIO FIN

34 Estas son las características de la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso Firmado y todas las firmas son válidas. y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando Firma Válida.

35 Nota En caso de que al abrir la certificación generada en formato PDF, La certificación muestre el aviso Hay al menos una firma que presenta problemas. y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando Validez desconocida por favor ir a Validación de Firma Digital. VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL

36 De acuerdo a la opción u opciones de generación que usted haya elegido será generada la certificación CERTIFICACIÓN DIGITAL VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN

37 CERTIFICACIÓN DIGITAL El sistema generara la certificación firmada digitalmente y le será enviada a la dirección de correo electrónico registrada o podrá descargarla directamente en su autoservicio. Podrá guardarla en medios magnéticos y utilizarla cuantas veces lo requiera.

38 CERTIFICACIÓN DIGITAL VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN Podrá acceder también a la certificación desde el Sistema de Información Universitario en el enlace INGRESO A SAE Solicitud de Certificaciones Certificado de Calificaciones haciendo clic en el botón de Certificado.

39 CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN Una vez sea aprobado el pago, un día hábil después se generara la certificación y podrá reclamarla en la oficina de Admisiones y Registro Académico. Cuando la certificación sea entregada el sistema le enviara a la dirección de correo electrónico registrada un mensaje indicando la fecha de entrega.

40 CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN Una vez sea aprobado el pago, un día hábil después se generara la certificación, y la oficina de Admisiones y Registro Académico realizara el envió de la certificación a la dirección especificada en la solicitud. Le será enviada, a la dirección de correo electrónico registrada, la información de la empresa de envío y el número de guía para que pueda hacer seguimiento del envió.

41 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL Abra la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso Hay al menos una firma que presenta problemas. y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando Validez desconocida..

42 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL Haga clic derecho sobre el texto Validez desconocida, se desplegara un menú emergente en el que debe seleccionar Validar firma. Se despliega una ventana emergente llamada Estado de validación de la firma, hacer clic en el botón Aviso Legal

43 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL Se despliega una ventana emergente llamada Propiedades de la firma, hacer clic en la pestaña Firmante y a continuación clic el botón Mostrar certificado

44 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL Se despliega una ventana emergente llamada Visor de certificados, hacer clic en la pestaña Confianza y a continuación clic el botón Agregar identidades de confianza.

45 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL Se despliega una ventana emergente llamada Seguridad de Acrobat, hacer clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana.

46 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL Se despliega una ventana emergente llamada Importar configuración de contactos, seleccionar la casilla Utilizar este certificado como raíz de confianza y hacer clic en el botón Aceptar.

47 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL En la ventana emergente llamada Visor de certificados, hacer clic en el botón Aceptar.

48 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL La ventana emergente llamada Propiedades de la firma visualiza en la parte superior un mensaje indicando La firma es VÁLIDA, firmada por PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA hacer clic en el botón Cerrar

49 VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL La certificación mostrara el aviso Firmado y todas las firmas son válidas. y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando Firma Válida.

50 Seleccione la opción Reportar.

51 Se visualiza la página de Inconsistencias, hacer clic en la lupa para seleccionar el tipo de inconsistencia. Seleccione el tipo de inconsistencia a reportar de acuerdo a las que se listan.

52 En el campo de Descripción, escriba las observaciones que considere necesarias a fin de detallar la inconsistencia (este campo sólo acepta 250 caracteres).

53 Puede añadir un archivo adjunto (preferiblemente en formato PDF) en caso de que lo considere necesario. Para actualización de documento es necesario adjuntar copia del documento y en caso de ser un cambio de nombre se debe adjuntar la escritura pública expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Para adjuntar el archivo hacer clic en el botón Añadir Archivo, se visualizara una página en la que deberá buscar y seleccionar el archivo haciendo clic en el botón Examinar Una vez seleccionado el archivo hacer clic en el botón Cargar. se muestra un mensaje que confirma la carga exitosa del archivo, hacer clic en el botón Aceptar del mensaje desplegado.

54 En caso de ser necesario puede ingresar otra inconsistencia haciendo clic en el botón. Una vez ha terminado de registrar la(s) inconsistencia(s) hacer clic en el botón Guardar. Nota Las inconsistencias comienzan a ser atendidas en el momento que se registra el pago de la certificación solicitada. Una vez se ha(n) reportado la(s) inconsistencia(s), se debe proceder con la solicitud de la certificación.

55 Una vez la inconsistencia ha sido revisada se le enviara una notificación a su dirección de correo electrónico, indicando que la inconsistencia ya fue tramitada.

56 Ingrese al Sistema de Información Universitario al enlace INGRESO A SAE Solicitud de Certificaciones Certificado de Calificaciones y verifique el trámite de la inconsistencia. Una vez verificada la información hacer clic en el botón Reportar, para ingresar a la(s) inconsistencia(s) registrada(s).

57 En caso de que el trámite sea satisfactorio seleccionar el Estado Aprobado, en caso de no ser satisfactorio seleccionar el estado No aprobado. En caso de no ser aprobado el trámite, puede indicar sus observaciones en el campo de Descripción o comunicarse directamente con la Oficina de Admisiones y Registro Académico Será revisada nuevamente la inconsistencia y se le enviara una nueva notificación para que usted proceda con la Aprobación del trámite.

58 Seleccione la opción Guardar, para actualizar el estado de la inconsistencia que ha seleccionado. Una vez la incidencia ha sido aprobada, se procede con la generación de la certificación.

59 FIN DEL DOCUMENTO Revisado por COORDINADOR DE REGISTRO ACADÉMICO Aprobado por DIRECTOR DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO

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